Perché meno carta e più sicurezza
Oggigiorno la digitalizzazione è all’ordine del giorno anche se, in
fatto di imprese e burocrazia, ci sono ancora tantissimi passi in
avanti da fare. Ma, perché si dovrebbe scegliere per una soluzione
digitale e dire addio per sempre alla carta? Vediamo di scoprirlo
insieme.
Le aziende mettono molto soldi e sforzi per organizzare e spostare attivamente i documenti. Due decadi fa gli analisti avevano previsto che ormai gli uffici sarebbero completamente privi di supporti cartacei, tuttavia ogni anno viene generata più carta.
La carta non è necessaria e potrebbe essere completamente rimossa
dalla maggior parte delle aziende e dei settori. I file e i documenti
digitali sono più efficienti, più semplici, gestibili e possono essere immagazzinati senza occupare spazio fisico.
È una sfida per le aziende diventare completamente senza carta. Questa
guida lo farà introducendo strumenti che potrebbero aiutarvi a ridurre l'utilizzo della carta e incorporare anche il digitale
per i documenti.
Ma perché solitamente viene scelta la carta?
Prima di saltare agli aspetti positivi di un'azienda senza carta, è importante notare il perché la carta viene ancora utilizzata. Ecco alcuni dei motivi
più ricorrenti:
- Regolamenti governativi: le organizzazioni governative suggeriscono spesso di conservare file cartacei e non c'è molto che si possa fare al riguardo. Tuttavia, i dipartimenti governativi stanno cambiando con i tempi digitali e hanno iniziato ad accettare documenti elettronici.
- Legalità: i documenti firmati vengono spesso utilizzati per le domande di prestito o per la vendita di un'azienda. Anche gli avvocati stanno passando a uffici senza carta e questa pratica è diventata meno comune.
- La comoda copia cartacea: i documenti cartacei sono stati conservati per secoli e sono accessibili oggi. Considerando che
un qualsiasi documento elettronico possa venire cancellato per i
più svariati motivi, la carta per la permanenza può sembrare un'opzione migliore. I sistemi di archiviazione elettronica sono
tuttavia migliorati (si pensi ad esempio al servizio in cloud) e
sono ancora in fase di aggiornamento. PDF e JPEG possono ora
sopravvivere ai propri creatori o attività commerciali con più
sicurezza.
- Percezione: le persone spesso scelgono la carta rispetto all'archiviazione digitale a causa della sensazione fisica della carta. I dati memorizzati su computer o cloud possono a volte sembrare irreali. Sebbene con le generazioni sempre più abituate ai computer, la carta diventa meno rilevante.
- Costo:
La carta è facile da condividere tra i dipendenti ed è economica. Tuttavia, sono le stampanti, i toner, l'assistenza, la manutenzione, i cavi, la connettività, l'assistenza agli utenti e tutti gli altri costi vari a rendere costoso l'utilizzo della carta. Per non parlare del costo di archiviazione dei file.
I vantaggi nell'operare come attività digitale anziché utilizzare
la carta
Un ufficio senza carta è più facile di quanto si pensi. Ecco alcuni vantaggi dell'operare come attività digitale:
- Meno confusione: le pratiche burocratiche possono facilmente diventare un disastro, il che può ridurre la produttività dell'ufficio. Organizzare i documenti elettronici è facile e nel complesso rende più ordinato il tuo ufficio, aiutando la tua mente a rimanere più chiara per concentrarsi sul lavoro.
- Accessibilità: i file digitali possono essere recuperati più velocemente, gestiti e archiviati, rispetto a fare fisicamente lo stesso con la carta.
- Ripristino di emergenza: i documenti di un'intera azienda possono essere conservati su un laptop rispetto a un ripostiglio pieno di scaffali infiniti con documenti. Se si verificasse un disastro, un incendio o un'inondazione, il recupero di documenti digitali richiederebbe solo la pressione di un pulsante,
evitando così molti rischi sul lavoro.
- Efficienza dei costi: andare senza carta significherà risparmiare sulla stampa, affrancatura e spese varie nella ricezione della carta. L'affitto potrebbe anche diventare più economico dopo aver eliminato quella stanza utilizzata per l'archiviazione dei documenti.
- Pensando in grande: man mano che la tua azienda cresce,
cresce anche il tuo personale e potresti aver bisogno di più spazio. Un'attività senza carta renderebbe più semplice spostare le posizioni, piuttosto che trascinare con sé pesanti schedari.
- Ecologico: per dirla in parole povere, stampare meno significa una riduzione della domanda di registrazione, trasporto della carta e meno energia utilizzata per creare la carta.
- Comunicazione veloce: l'invio delle lettere richiede almeno 3 giorni per arrivare a destinazione. Considerando che la posta elettronica non richiede affatto tempo,
un ufficio senza carta aiuterebbe la tua azienda a raggiungere la produttività molto più velocemente.
Una maggiore sicurezza come fiore all’occhiello della digitalizzazione
Meno carta significa avere la possibilità di gestire, monitorare e custodire documentazioni in modo sicuramente più dettagliato e sicuro e, tendenzialmente, per sempre. Se alcune scartoffie potrebbero andare perse nel corso degli anni per fare spazio negli archivi ormai stracolmi di materiale cartaceo e documentazioni, grazie ai backup e ai vari sistemi informatici messi a disposizione per digitalizzare il tutto, si fa sempre più semplice mettere al riparo i documenti e averli sempre a portata di click,
evitando inutili rischi (ad esempio la perdita di documenti di lavoro
di molti mesi/anni).
Grazie alle password, alle identificazioni a più fattori e ai dispositivi con riconoscimenti digitali e facciali, la digitalizzazione dei documenti diventa dunque una delle certezze anche in fatto di privacy e sicurezza aiutando anche a snellire non di poco la lunga trafila che tradizionalmente spettava da un punto di vista burocratico.