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Perché meno carta e più sicurezza

Oggigiorno la digitalizzazione è all’ordine del giorno anche se, in fatto di imprese e burocrazia, ci sono ancora tantissimi passi in avanti da fare. Ma, perché si dovrebbe scegliere per una soluzione digitale e dire addio per sempre alla carta? Vediamo di scoprirlo insieme.

Le aziende mettono molto soldi e sforzi per organizzare e spostare attivamente i documenti. Due decadi fa gli analisti avevano previsto che ormai gli uffici sarebbero completamente privi di supporti cartacei, tuttavia ogni anno viene generata più carta.

La carta non è necessaria e potrebbe essere completamente rimossa dalla maggior parte delle aziende e dei settori. I file e i documenti digitali sono più efficienti, più semplici, gestibili e possono essere immagazzinati senza occupare spazio fisico.

È una sfida per le aziende diventare completamente senza carta. Questa guida lo farà introducendo strumenti che potrebbero aiutarvi a ridurre l'utilizzo della carta e incorporare anche il digitale per i documenti.

Ma perché solitamente viene scelta la carta?

Prima di saltare agli aspetti positivi di un'azienda senza carta, è importante notare il perché la carta viene ancora utilizzata. Ecco alcuni dei motivi più ricorrenti:

  • Regolamenti governativi: le organizzazioni governative suggeriscono spesso di conservare file cartacei e non c'è molto che si possa fare al riguardo. Tuttavia, i dipartimenti governativi stanno cambiando con i tempi digitali e hanno iniziato ad accettare documenti elettronici.
  • Legalità: i documenti firmati vengono spesso utilizzati per le domande di prestito o per la vendita di un'azienda. Anche gli avvocati stanno passando a uffici senza carta e questa pratica è diventata meno comune.
  • La comoda copia cartacea: i documenti cartacei sono stati conservati per secoli e sono accessibili oggi. Considerando che un qualsiasi documento elettronico possa venire cancellato per i più svariati motivi, la carta per la permanenza può sembrare un'opzione migliore. I sistemi di archiviazione elettronica sono tuttavia migliorati (si pensi ad esempio al servizio in cloud) e sono ancora in fase di aggiornamento. PDF e JPEG possono ora sopravvivere ai propri creatori o attività commerciali con più sicurezza.
  • Percezione: le persone spesso scelgono la carta rispetto all'archiviazione digitale a causa della sensazione fisica della carta. I dati memorizzati su computer o cloud possono a volte sembrare irreali. Sebbene con le generazioni sempre più abituate ai computer, la carta diventa meno rilevante.
  • Costo: La carta è facile da condividere tra i dipendenti ed è economica. Tuttavia, sono le stampanti, i toner, l'assistenza, la manutenzione, i cavi, la connettività, l'assistenza agli utenti e tutti gli altri costi vari a rendere costoso l'utilizzo della carta. Per non parlare del costo di archiviazione dei file.

I vantaggi nell'operare come attività digitale anziché utilizzare la carta

Un ufficio senza carta è più facile di quanto si pensi. Ecco alcuni vantaggi dell'operare come attività digitale:

  • Meno confusione: le pratiche burocratiche possono facilmente diventare un disastro, il che può ridurre la produttività dell'ufficio. Organizzare i documenti elettronici è facile e nel complesso rende più ordinato il tuo ufficio, aiutando la tua mente a rimanere più chiara per concentrarsi sul lavoro.
  • Accessibilità: i file digitali possono essere recuperati più velocemente, gestiti e archiviati, rispetto a fare fisicamente lo stesso con la carta.
  • Ripristino di emergenza: i documenti di un'intera azienda possono essere conservati su un laptop rispetto a un ripostiglio pieno di scaffali infiniti con documenti. Se si verificasse un disastro, un incendio o un'inondazione, il recupero di documenti digitali richiederebbe solo la pressione di un pulsante, evitando così molti rischi sul lavoro.
  • Efficienza dei costi: andare senza carta significherà risparmiare sulla stampa, affrancatura e spese varie nella ricezione della carta. L'affitto potrebbe anche diventare più economico dopo aver eliminato quella stanza utilizzata per l'archiviazione dei documenti.
  • Pensando in grande: man mano che la tua azienda cresce, cresce anche il tuo personale e potresti aver bisogno di più spazio. Un'attività senza carta renderebbe più semplice spostare le posizioni, piuttosto che trascinare con sé pesanti schedari.
  • Ecologico: per dirla in parole povere, stampare meno significa una riduzione della domanda di registrazione, trasporto della carta e meno energia utilizzata per creare la carta.
  • Comunicazione veloce: l'invio delle lettere richiede almeno 3 giorni per arrivare a destinazione. Considerando che la posta elettronica non richiede affatto tempo, un ufficio senza carta aiuterebbe la tua azienda a raggiungere la produttività molto più velocemente.

Una maggiore sicurezza come fiore all’occhiello della digitalizzazione

Meno carta significa avere la possibilità di gestire, monitorare e custodire documentazioni in modo sicuramente più dettagliato e sicuro e, tendenzialmente, per sempre. Se alcune scartoffie potrebbero andare perse nel corso degli anni per fare spazio negli archivi ormai stracolmi di materiale cartaceo e documentazioni, grazie ai backup e ai vari sistemi informatici messi a disposizione per digitalizzare il tutto, si fa sempre più semplice mettere al riparo i documenti e averli sempre a portata di click, evitando inutili rischi (ad esempio la perdita di documenti di lavoro di molti mesi/anni).

Grazie alle password, alle identificazioni a più fattori e ai dispositivi con riconoscimenti digitali e facciali, la digitalizzazione dei documenti diventa dunque una delle certezze anche in fatto di privacy e sicurezza aiutando anche a snellire non di poco la lunga trafila che tradizionalmente spettava da un punto di vista burocratico.